マンスリーとウィークリーの使い分け方
マンスリーとウィークリーの併用
手帳のマンスリーとウィークリーを併用する場合、マンスリーは行事管理、ウィークリーはToDo管理に使うといいだろう。
つまりマンスリーには「何日に何があるのか」ということを記入する。
一方でウィークリーは「何日に何をするのか」ということを記入する。
手帳の使い方は人それぞれだが、少なくともマンスリーとウィークリーを併用する場合はそれぞれの用途をはっきりさせ、項目が重複しないようにしたい。
併用する際に気をつけること
手帳のマンスリーとウィークリーを併用する上で最も気をつけたいのが、それぞれの役割を重複させないことである。
例えば「〇〇日に□□の締め切り」という予定をマンスリーにもウィークリーにも書くとする。これは単純に同じことを二回書かないといけないので面倒である。
一方で、「〇〇日に□□の締め切り」という予定をマンスリーとウィークリーどちらに書くか決めていないのも考えものだ。
ある予定はマンスリーに、ある予定はウィークリーに「なんとなく」書いたとする。すると、マンスリーには書いてあったがウィークリーに書いてなかったという理由で予定を見過ごしてしまうことが起こるかもしれない。
手帳はそもそも予定を把握しダブルブッキングや見過ごしを防ぐためのものである。マンスリーとウィークリー両方使うことで予定を把握しにくくなってしまっては本末転倒であろう。
マンスリーとウィークリーを併用する場合、どのような内容はどちらに書くかという一貫した自分なりのルールを設けておくと有意義だ。
そうすれば、マンスリーとウィークリーという二つの記入場所のメリットを最大限に活かせるだろう。
マンスリーとウィークリーの使い分け方
マンスリーには何を書き、ウィークリーには何を書けばいいだろうか。
手帳の使い方は個人の自由なので、唯一無二決まりはない。
このためあくまで例であるが、マンスリーには「何日に何があるか」という予定を書き、ウィークリーには「何日に何をする」というToDoを書き込むと運用しやすいだろう。
「何日に何があるか」という予定のことをここでは便宜的に「行事」と呼びたい。
そして「何日に何をする」というのはそのまま「ToDo」としたい。
例えば「妻の誕生日」や「子供の運動会」「企画書の締め切り日」は「行事」と言える。
これに対して「妻の誕生日プレゼントを買いに行く」「企画書を仕上げる」などは「ToDo」と言える。
予定管理において個人に必要な項目はおおむねこの「行事」と「ToDo」に分類できる。
逆に言うと、スケジューリングにおいて「行事」と「ToDo」どちらかだけでは不十分だ。
例えば「企画書の締め切り日」という「行事」だけでは、実行力に欠ける。
長期的な予定になればなるほど「何日に何をどのくらいするのか」という実際的な「ToDo」が必要になってくる。（夏休みの宿題などはその典型例だろう）
逆に「ToDo」だけでは日々の過ごし方の情報量が不足する。
例えば「妻の誕生日」は行事であってそれ自体は「ToDo」ではない。しかし妻の誕生日を把握することで、おのずと「サプライズの誕生日プレゼントを買いに行く」という「ToDo」があぶり出される。
また、「その日は残業を控え早めに帰る」という自覚も芽生えるだろう。
手帳によってスケジューリングをする際、「いつ何をするか」という具体的な「ToDo」は必要だ。しかしそのToDoのあぶり出しには自分や周囲の人間の予定、つまり「行事」の把握が必要なのだ。
しかし「ToDo」と「行事」を同じ欄に書くと区別がつきにくく、「『行事』と思って『ToDo』を見過ごした」ということにもなりかねない。
この対策の一例として、マンスリーには「行事」を、ウィークリーには「ToDo」を書くというように両者を住み分けしていく。
マンスリーとウィークリーの両方がある手帳の多くは、先にマンスリーのページがあり後にウィークリーのページがある構成となっているだろう。
マンスリーにまず「行事」を書き込み状況を俯瞰する。
そしてページをめくりウィークリーにて行事を踏まえた「ToDo」をリストアップしていく。
あとはToDoを達成したら線で消していく。
こうすることで、自分や周囲の人物の予定を把握・俯瞰しながら、それを踏まえた上で自分のすべきことを明確にできるだろう。