概要
家庭での書類の管理方法としては、Ａ４サイズ・３０穴のリングファイルを用いる方法がおすすめだ。
Ａ４サイズの３０穴リングファイルにクリアファイルを１２枚挟む。
それぞれに１月、２月、３月とタイトルを付けていき、書類をその月のファイルに入れていく。
すると１年分の書類が１冊のリングファイルに集約される。
このリングファイルを、３冊準備する。つまり３年分だ。
この方法がなぜ有用なのか、以下で説明したい。
内容
書類整理の問題点
家庭の書類整理で面倒な点は大きく２つあると思う。
１つ目は、その書類が「いる」か「いらない」か迷う点だ。
この書類は必要なものなのか、使うとしたらいつ使うのか。いついらなくなって捨てたらいいのか。
こういった点が書類が手元に来た時点では判断しにくい。
２つ目は、その書類を分類・整理するのが手間である点だ。
当然ながら、全ての書類を丁寧に分類し整理していれば書類は散らからない。
しかし多忙な私達にとってそれは手間であるし、そもそも分類が難しい書類がある。
例えばお気に入りのタンブラーの保証書は「家電・雑貨の説明書」なのだろうか「その他の書類」なのだろうか。
これらの問題を踏まえた上での書類整理が、冒頭で述べたリングファイルを使った整理方法だ。
書類整理の流れ
Ａ４サイズの３０穴リングファイル。
リングが開閉できそこにクリアファイルを挟めるタイプのファイルだ。
１００円ショップでも売ってあるし、文房具店に行けばしっかりしたタイプも扱っているだろう。
リングファイルに１２枚のクリアファイルを挟む。
ファイルにはそれぞれマジックなどで１月、２月、３月とタイトルを書いておく。
家庭で書類が発生したら、その月のファイルに入れていく。１月にもらった書類は１月のクリアファイルに、２月の書類は２月のクリアファイルにといった具合だ。
リングファイルを３冊準備すれば、当然３年分の書類が保管できる。
そして再度見たり使ったりした書類は、その年・月のファイルに書類を移動させる。
例えば２０２４年１０月に発生した書類を何かの理由で２０２５年１月に使ったり見たとする。この場合、書類を２０２５年１月のファイルに移動させる。
この方式を取ることで、実際に使う「必要な書類」は近々のファイルに、「結局使わない書類」は古いファイルに残ることになる。
そして４年目は３冊のリングファイルの中で最も古いリングファイルの書類を全部捨てて、４年目用にそのリングファイルを使う。
利点
この方法の利点は、リングファイルに書類が集約され、なおかつ必要な物は残り不要な物は捨てるタイミングが自動で決まる点だ。
つまり先程の述べた捨てるタイミングの悩ましさと整理の手間を解消してくれる。
保管場所が集約されるので「あの書類はどこだっけ？」ということがない。
使った書類と使わなかった書類が明白なので、「使うかもしれない」「捨てていいかな」という迷いを取り除いてくれる。
補足①
この書類整理の方法をより実用的、個人の状況に合わせる工夫がいくつかある。
まず１つが、準備するリングファイルの冊数である。
冊数は書類の保存期間に直結する。
例として今回はリングファイル３冊、つまり３年分の書類を想定した。
人によっては３年で書類が破棄されるのは不安かもしれない。
この場合は４冊でもいいし５冊でもいい。
自分が納得できる冊数を準備すればいい。
この方法で重要なのはリングファイルの冊数自体ではない。
自分で決めた冊数によって書類を破棄するタイミングが自動化できる点が本質なのだ。
これにより、繰り返しになるが「使うかもしれない」「捨てていいのかな」という判断がよりしやすくなる。
補足②
この方法で書類を整理していると、いくつかの例外が発生する。
性質や保存期間が明白ないくつかの例外的な書類について、別途リングファイルを設けると整理がはかどる。
冒頭で書類整理は分類が手間であることは述べた。
書類は最初から綺麗に分類しようとすると難しい。しかしやっていく中でその人に合った固有の分類が見つかることは少なくない。
多くの場合、家庭で保管する書類の内３年使わない物は以後も使わない可能性が高い。
しかし例外もある。保証期間が５年の家電の保証書や、１０年で満期になる保険の書類などがそれである。
これらを３年で捨てるのは当然間違っている。一方で、これらに合わせて普段の雑多な書類まで５年１０年保管していてはきりがない。
日常に発生する雑多な書類はとりあえず１２か月分のクリアファイルが挟まれた通常のリングファイルに入れていく。
そして用途と保存期間が明白な例外的な書類のみ別のリングファイルを設ける。
これらリングファイルを一か所の本棚などに置いておけば、家庭の書類はかなり管理しやすくなるのではないだろうか。